Manajemen Pengetahuan (
Bahasa Inggris:
Knowledge Management)
adalah kumpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan,
menganalisa, mengorganisir, meningkatkan, dan membagikan pengertian dan
pengalaman. Pengertian dan pengalaman semacam itu terbangun atas
pengetahuan, baik yang terwujudkan dalam seorang individu atau yang
melekat di dalam proses dan aplikasi nyata suatu organisasi. Fokus dari
MP adalah untuk menemukan cara-cara baru untuk menyalurkan data mentah
ke bentuk informasi yang bermanfaat, hingga akhirnya menjadi
pengetahuan.
Cut Zurnali (2008) mengemukakan istilah knowledge management pertama
sekali digunakan oleh Wiig pada tahun 1986, saat menulis buku pertamanya
mengenai topik Knowledge Management Foundations yang dipublikasikan
pada tahun 1993. Akhir-akhir ini, konsep knowledge management mendapat
perhatian yang luas. Hal ini menyatakan secara tidak langsung proses
pentransformasian informasi dan intellectual assets kedalam enduring
value. Knowledge Management merupakan kekhususan organisasi
(organization-specific), dimana perhatian dasarnya adalah ekploitasi dan
pengembangan organizational knowledge assets kepada tujuan-tujuan
organisasi selanjutnya. Knowledge Management bukan merupakan sesuatu
yang lebih baik (better things), tapi untuk mengetahui bagaimana
mengerjakan sesuatu dengan lebih baik (things better).
Kegiatan Manajemen Pengetahuan (MP) ini biasanya dikaitkan dengan
tujuan organisasi semisal untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti
pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau
tingkat inovasi yang lebih tinggi. Pada umumnya, motivasi organisasi
untuk menerapkan MP antara lain:
- Membuat pengetahuan terkait pengembangan produk dan jasa menjadi tersedia dalam bentuk eksplisit
- Mencapai siklus pengembangan produk baru yang lebih cepat
- Memfasiltasi dan mengelola inovasi dan pembelajaran organisasi
- Mendaya-ungkit keahlian orang-orang di seluruh penjuru organisasi
- Meningkatkan keterhubungan jejaring antara pribadi interna dan juga eksternal
- Mengelola lingkungan bisnis dan memungkinkan para karyawan untuk
mendapatkan pengertian dan gagasan yang relevan terkait pekerjaan mereka
- Mengelola modal intelektual dan aset intelektual di tempat kerja
Pengetahuan bukanlah sekedar
informasi.
Pengetahuan bersarang bukan di wadah tempat disimpannya informasi
(semisal basis data), melainkan berada di pengguna informasi
bersangkutan. Terdapat beberapa hal yang membedakan antara pengetahuan,
informasi, dan
data. Memahami beda antara ketiganya sangatlah penting dalam memahami MP.
Transfer pengetahuan
(salah satu aspek dari manajemen pengetahuan) dalam berbagai bentuk,
telah sejak lama dilakukan. Contohnya adalah melalui diskusi sepadan
dalam kerja,
magang,
perpustakaan perusahaan, pelatihan profesional, dan program mentoring.
Walaupun demikian sejak akhir abad ke-20, teknologi tambahan telah
diterapkan untuk melakukan tugas ini, seperti
basis pengetahuan,
sistem pakar, dan
repositori pengetahuan.
Mengutip pendapat Henczel dalam Singh (2007), Cut Zurnali
mengemukakan bahwa untuk mendefinisikan knowledge benar-benar sulit
sebagaimana menggabungkan banyak intangibles seperti pengalaman
(experience), intuisi (intuition), pertimbangan (judgement), keahlian
(skill) dan pelajaran yang dipelajari (lessons learned), yang secara
potensial memperbaiki berbagai tindakan. Knowledge merupakan keadaan
kognitif fikiran yang dicapai dengan menggabungkan pemahaman dan kognisi
(understanding and cognition). Hal ini sering ditunjukkan sebagai
penyusunan dan pendokumentasian knowledge seperti patents, databases,
manuals, reports, procedures dan white papers.
Terdapat beberapa definisi Manajemen Pengetahuan, yang dirangkum Singh dalam Cut Zurnali (2008), yaitu:
- Menurut Dimttia dan Oder (2001), manajemen pengetahuan adalah
mengenai penggalian dan pengorganisasian pengetahuan untuk mengembangkan
organisasi yang menguntungkan dan lebih efisien. Secara terperinci
Dimttia dan Oder memaparkan bahwa manajemen pengetahuan merupakan proses
menangkap keahlian kolektif organisasional, di mana pun pengetahuan
tersebut berada, baik di dalam database, pada paper-paper, atau di
kepala orang, dan kemudian mendistribusikan pengetahuan tersebut ke mana
pun agar dapat menghasilkan pencapaian yang terbesar.
- Menurut Wiig (1999), manajemen pengetahuan adalah bangunan
sistematis, eksplisit dan disengaja, pembaharuan, dan aplikasi
pengetahuan untuk memaksimalkan efektivitas yang berkenaan dengan
pengetahuan organisasi dan pengembalian kembali aset pengetahuan
organisasi.
- Menurut Townley (2001), manajemen pengetahuan adalah seperangkat
proses menciptakan dan berbagi pengetahuan ke seluruh organisasi untuk
mengoptimalkan pencapaian misi dan tujuan organisasi. Jadi, manajemen
pengetahuan adalah mengenai meningkatkan penggunaan pengetahuan
organisasional melalui praktik-praktik manajemen informasi dan
pembelajaran organisasi untuk mencapai keunggulan kompetetitif dalam
pengambilan keputusan.
Knowledge Management System Conceptual Model
Berdasarkan pendapat-pendapat Denise (2007), Nonaka and Takeuchi
(1995), Sarvary (1999), Choo (1998), Davenport et al. (1998), dan
Zarifian (1999), Cut Zurnali (2008) mencoba mengungkap model konseptual
sistem knowledge management. Model yang dikemukakan memperhitungkan
pengetahuan individual (individual knowledge) sebagai starting point
bagi penciptaan pengetahuan keorganisasian . Dan sejak informasi telah
menjadi bahan dasar (raw material) dari pegangan pengetahuan individual,
maka ia merupakan landasan dasar dari organisasi pengetahuan (knowledge
organization). Cut Zurnali (2008) menambahkan bahwa pengetahuan
individual yang muncul merupakan kombinasi dari informasi, interpretasi,
refleksi, dan pengalaman dalam sebuah kontek yang pasti (certain
context). Selanjutnya perlu dipertimbangkan juga pentingnya mengaitkan
informasi baru dengan pengetahuan yang ada.
Oleh sebab itu, menurut Cut Zurnali (2008), pengetahuan individual
diciptakan dimana informasi berjalan melalui proses internal yang
mencakup interpretasi, refleksi dan menghubungkan informasi baru dengan
pengetahuan yang ada pada individu sehingga dapat diaplikasikan kedalam
situasi atau konteks baru. Agar mendorong individu memproses informasi
untuk menciptakan pengetahuan, maka setiap proses pembelajaran harus
punya arti. Sebuah sudut pandang yang jelas dari pengetahuan untuk
dikembangkan merupakan sebuah keharusan untuk menstimulasi komitmen pada
penciptaan dan pengoperasian pengetahuan tersebut. Pandangan bersama
bekerja sebagai sebuah "mental map" yang menuntun para individu dalam
tiga area yang berkorelasi, yaitu:
- The world in which they live (dunia dimana mereka hidup);
- The world in which they must live (dunia dimana mereka harus hidup); dan
- Knowledge that needs to be developed in order to follow the pathway
between these two worlds (pengetahuan yang perlu untuk dikembangkan agar
untuk mengikuti lorong antara kedua dunia dimana mereka hidup dan dunia
dimana mereka harus hidup).
Lebih lanjut Cut Zurnali (2008) menambahkan bahwa untuk menciptakan
pengetahuan organisasional maka pengetahuan individual (yang terdiri
dari dua dimensi: a tacit dimension dan an explicit dimension) harus
dieksternalisasikan. Penciptaan pengetahuan organisasional terjadi
melalui konversi yang dikombinasikan dari setiap kedua dimensi, jadi
mempromosikan pembelajaran kelompok dan penyebaran kepada seluruh level
organisasional. Proses pentransformasian informasi kedalam pengetahuan
ditempatkan dalam tingkat internal individual, mencakup reflection,
interpretation dan connection untuk later practical experimentation
dalam kontek tepat.
Usaha keras organisasi untuk mengumpulkan dan menyediakan informasi
tidak menjamin pemrosesan dan akses individual, oleh karena itu,
tindakan yang menstimulasi akses dan menyebabkan pemrosesan informasi
merupakan dasar dalam perputaran setiap tindakan praktis kedalam
perilaku alamiah untuk dimasukkan kedalam sebuah budaya organisasional
(the organisational culture). Pengetahuan individual harus ditransfer
kepada individu dan kelompok lain agar dapat mempromosikan pengetahuan
organisasional. Untuk ditransfer, pengetahuan harus dieksternalisasikan
dengan memilikinya dan diinternalisasikan dengan kekurangannya, dimana
penerapan utamanya pada tacit knowledge, sehinggai para kompetitor sulit
menirunya. Nonaka and Takeuchi (1995) dalam Cut Zurnali (2008)
menyatakan, transformasi pengetahuan individual ke dalam pengetahuan
organisasional terjadi melalui sosialisasi (socialization),
eksternalisasi (externalization), internalisasi (internalization) dan
kombinasi (combination). Oleh karena itu setiap proses dapat menempatkan
transformasi pengetahuan tersebut dari orang ke orang dan dari kelompok
ke kelompok.
Oleh karena itu menurut Cut Zurnali (2008) tujuan dari knowledge
management adalah untuk mengimplementasikan tindakan agar dapat memasok
landasan pengetahuan organisasional yang untuk selanjutnya dapat
mempromosikan pencapaian dari proses dimana landasan dari model
konseptual knowledge management ditujukan. Menurut Cut Zurnali (2008),
Model konseptual knowledge management menyajikan enam phase dari
pelajaran pengetahuan yaitu:
- Penciptaan arti atau visi bersama dari tujuan pengembangan pengetahuan;
- Penyediaan informasi;
- Penginduksian pemrosesan internal bagi penciptaan pengetahuan individual;
- Pengkonversian pengetahuan individual kedalam pembelajaran kelompok;
- Penyebaran pengetahuan ke level organisasional lainnya; dan
- Pengaplikasian pengetahuan secara praktis
Menurut Cut Zurnali (2008), cakupan yang muncul dari knowledge
management secara luas memfokuskan pada tiga arus utama: Landasan
pengetahuan (the nature of knowledge), aspek-aspek manajerial dan
organisasional dari implementasinya (the organizational and managerial
aspects of its implementation), dan cara dan maksud penciptaan dan
penggunaan sistem pengelolaan pengetahuan (the ways and means of
creating and utilizing knowledge management Systems).
Mengacu pada pendapat Nonaka and Takeuchi (1995), Day (2005), Jashapara
(2005) dan Gupta, et. al.(2005), Cut Zurnali menambahkan bahwa arus the
nature of knowledge diterima sebagai perbedaan antara eksplisit dan
implicit dari pengetahuan. Porsi yang baik dari penelitian dalam
knowledge management mengkonsentrasikan pada cara dimana organisasi
dapat mengekstrak dan menggunakan implicit knowledge. Arus aplikasi dan
pengimplementasian manajerial dan organisasional pengetahuan dalam
organisasi juga telah menaruh perhatian para periset. Sedikit model yang
diajukan menggambarkan aliran pengetahuan dalam pengaturan
organisasional.
Berdasarkan pendapat-pendapat Holsapple and Jones (2004, 2005),
Rubenstein and Geisler (2003), dan Muthusamy and Palanisamy (2004), Cut
Zurnali (2008) mengemukakan bahwa model rantai pengetahuan yang lebih
advance dimana menggambarkan aktifitas primer dan sekunder dari
pengetahuan. Aktifitas primer meliputi, pembelian, penyeleksian,
penghasilan, dan pengeluaran pengetahuan sedangkan aktifitas sekunder
mencakup, pengukuran, pengontrolan, pengkoordinasiaan, dan kepemimpinan
pengetahuan. Dalam model yang dikemukakan, disajikan usaha
pengkombinasian kedua kategori ini dari manfaat aktifitas organisasi
dengan meningkatkan daya saing dalam lingkungan organisasi. Arus ketiga,
memfokuskan pada penciptaan, pengimplementasian dan penggunaan
knowledge management systems, dipandang secara utama sebagai sebuah
topik organisasi dari adopsi dan adaptasi, aliran penelitian ini juga
mencakup pengujian pertambahan nilai dari adopsi dan pemanfaatan
knowledge management systems.
Sistem Pakar (Expert System) dalam Knowledge Management
Sistem pakar (expert system) merupakan salah satu teknologi andalan
dalam knowledge management, terutama melalui empat alur skema penerapan
atau aplikasi dalam suatu organisasi, yaitu:
- Case-based reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan pengalaman, termasuk kasus dan solusinya;
- Rule-based reasoning (RBR) mengandalkan serangkaian aturan-aturan
yang merupakan representasi dari knowledge dan pengalaman
karyawan/manusia dalam memecahkan kasus-kasus yang rumit yang sedang
dihadapi;
- Model-based reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam
bentuk atribut, perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses
terbentuknya knowledge;
- Constraint-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara Rule-based reasoning (RBR) dan Model-based reasoning (MBR).
Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan knowledge
management di salah satu unit organisasi dokumentasi dan informasi dalam
bentuk:
- Proses mengoleksi, mengorganisasikan, mengklasifikasikan, dan
mendiseminasikan (menyebarkan) knowledge ke seluruh unit kerja dalam
suatu organisasi agar knowledge tersebut berguna bagi siapapun yang
memerlukannya,
- Kebijakan, prosedur yang dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu jaringan intranet yang selalu up-to-date,
- Menggunakan ICT (Information and Communication Technology) yang
tepat untuk menangkap knowledge yang terdapat di dalam pikiran individu
sehingga knowledge itu bisa dengan mudah digunakan bersama dalam suatu
organisasi,
- Adanya suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi sistem pakar (expert systems);
- Analisis informasi dalam databases, data mining atau data warehouse
sehingga hasil analisis tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh
lembaga,
- Mengidentifikasi kategori knowledge yang diperlukan untuk mendukung
lembaga, mentransformasikan basis knowledge ke basis yang baru,
- Mengkombinasikan pengindeksan, pencarian knowledge dengan pendekatan semantics atau syntacs,
- Mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan, kapan, dan
bilamana diperlukan, mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan,
formula, best practices, prediksi dan cara-cara memecahkan masalah.
Secara sederhana, intranet, groupware, atau bulletin boards adalah
sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan mendesiminasikan
knowledge,
- Memetakan knowledge (knowledge mapping) pada suatu organisasi baik
secara on-line atau off-line, pelatihan, dan perlengkapan akses ke
knowledge.
Birkinsaw dalam Cut Zurnali (2008) juga menggaris bawahi tiga keadaan
yang sangat mempengaruhi berhasil atau tidaknya knowledge management
yaitu:
- Penerapannya tidak hanya menghasilkan knowledge baru, tetapi juga untuk mendaur-ulang knowledge yang sudah ada.
- Teknologi informasi belum sepenuhnya bisa menggantikan fungsi-fungsi jaringan sosial antar anggota organisasi.
- Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya
mereka ketahui, banyak knowledge penting yang harus ditemukan lewat
upaya-upaya khusus, padahal knowledge itu sudah dimiliki sebuah
organisasi sejak lama.
Dengan demikian, knowledge management akan membuat berbagi informasi
(shared information) tersebut menjadi bermanfaat. Knowledge management
termasuk strategi dari tanggung jawab dan tindak lanjut (commitment),
baik untuk meningkatkan efektifitas organisasi maupun untuk meningkatkan
peluang/kesempatan.
Tujuan dari knowledge management adalah meningkatkan kemampuan
organisasi untuk melaksanakan proses inti lebih efisien. Davenport et.al
(1988) dalam Cut Zurnali (2008) menjelaskan sasaran umum dari sistem
knowledge management dalam praktek adalah sebagai berikut:
- Menciptakan knowledge: Knowledge diciptakan seiring dengan manusia
menentukan cara baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how.
Kadang-kadang knowledge eksternal dibawa ke dalam organisasi/institusi;
- Menangkap knowledge: Knowledge baru diidentifikasikan sebagai
bernilai dan direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal dan
dapat dicerna;
- Menjaring knowledge: Knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks
agar dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia
(kualitas tacit) yang harus ditangkap bersamaan dengan fakta explicit;
- Menyimpan knowledge: Knowledge yang bermanfaat harus dapat disimpan
dalam format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga orang lain
dalam organisasi dapat mengaksesnya atau menggunakannya;
- Mengolah knowledge: Sebagaimana sebuah perpustakaan (library),
knowledge harus dibuat up-to-date. Hal tersebut harus di review untuk
menjelaskan apakah knowledge tersebut relevan atau akurat.
- Menyebarluaskan knowledge: Knowledge harus tersedia dalam format
yang bermanfaat untuk semua orang atau anggota dalam organisasi yang
memerlukan knowledge tersebut, dimanapun dan tersedia setiap saat.
Tipe Proyek Manajemen Pengetahuan
Studi yang dilakukan oleh Davenport
(Davenport & De Long 1999) mengidentifikasi empat tipe besar proyek manajemen pengetahuan terkait pada titik tekan yang dimilikinya:
1. Menciptakan simpanan pengetahuan
Penekanannya adalah pada menangkap pengetahuan dan untuk
memperlakukan pengetahuan sebagai suatu entitas yang terpisah dari
orang-orang yang menciptakan dan menggunakannya. Maka yang dilakukan
adalah membuat dokumen yang berisi pengetahuan yang telah direkam dan
menyimpannya di suatu simpanan di mana dia bisa dengan mudah diakses.
2. Meningkatkan akses terhadap pengetahuan dan transfer atasnya
Menekankan pada aktivitas penyediaan akses ke pengetahuan atau
memfasilitasi transfer pengetahuan antar individu. Dalamhal ini,
kesulitannya biasanya terletak pada bagaimana menemukan orang dengan
pengetahuan yang dibutuhkan dan lalu secara efektif mentransfernya ke
orang lainnya. Hal ini juga akan tergantung pada peningkatan kapabilitas
teknologi organisasi bersangkutan. Aktivitas dari proyek ini biasanya
berbasis komunal, semisal berbentuk: komunitas online atau komunitas
tatap muka, workshop, seminar, sistem konferensi video desktop, scan
dokumen dan perangkat berbagi lainnya.
3. Menyuburkan lingkungan pengetahuan
Proyek ini terkait aktivitas membangun lingkungan berkontribusi untuk
penciptaan, penyebaran, dan penggunaan pengetahuan yang lebih efektif.
Aktivitas yang tercakup di sini semisal pembentukan kesadaran dan
pembudayaan perhatian terkait pentingnya berbagi pengetahuan. Termasuk
juga di dalamnya adalah bagaimana mengubah perilaku dan memberikan
insentif untuk berbagi pengetahuan.
4. Mengelola pengetahuan sebagai suatu aset
Fokusnya di sini adalah pada memperlakukan pengetahuan sebagaimana
aset lain di neraca keuangan. Namun sifat pengetahuan yang tidak secara
konkrit berwujud memang membuatnya sangat susah untuk ditransformasi dan
diestimasi dalam konteks finansial.